Dokumenty: smlouvy, dopisy a podání
Uložte, co musíte znovu najít a doložit beze změny, se všemi verzemi, jejich SHA-256 a lhůtou uchování podle typu.
Postup
- Otevřete „Dokumenty“ a zvolte „Nahrát dokument“. Vyberte soubor, zadejte název, typ a datum a uveďte protistranu nebo úřad: kontakt nebo název.
- Typ určuje, jak dlouho se dokument uchovává od konce roku jeho data: 10 let daňové a účetní záznamy, podání, dopisy z úřadu, smlouvy a právně významné e-maily a 5 let inventurní soupisy; ostatní a interní dokumenty se uchovávají bez lhůty.
- Otevřete dokument a uvidíte jeho verze s jejich SHA-256, můžete některou stáhnout nebo přidat další verzi; nahrání nikdy nepřepíše dřívější soubor.
- Hledejte v názvech, poznámkách, protistranách a názvech souborů a filtrujte podle typu, uchování, data nebo dokumentů k zařazení.
- V části „Daně“ › „Datová schránka“ zvolte u zprávy „Uložit“ a její dokument se uloží s odesílatelem, dnem doručení a povinností; zpráva pak ukazuje „Uloženo v Dokumentech“ a povinnost dokument jmenuje.
- V „Nastavení“ › „Příjem e-mailů“ vlastník povolí odesílatele podle adresy nebo domény; každá příloha, kterou pošlou na adresu pro dokumenty, se stane dokumentem k zařazení.
Dobré vědět
Dokument nelze smazat před koncem lhůty uchování a lhůtu lze prodloužit, nikdy zkrátit: kratší typ nebo jiné datum ponechá pozdější konec. Po skončení lhůty se nic nemaže.
Každý soubor se zapíše jednou a nikdy se nepřepíše; každou verzi v lhůtě uchování drží až do jejího konce samo úložiště.
Tarif může omezit počet souborů dokumentů a místo, které zabírají; stránka Dokumenty a stránka tarifu ukazují využití.