Zpracovatelská smlouva

Tuto smlouvu uzavírá ten, komu patří účet ve službě (správce), s provozovatelem uvedeným výše (zpracovatel). Je součástí obchodních podmínek a uzavírá se jejich přijetím při založení účtu.

Zpracovatel zpracovává osobní údaje, které správce nebo osoby jím přizvané do účtu vloží, jen aby mu poskytoval službu.

Uložení a zobrazení údajů, vystavování dokladů a jejich formátů, odesílání e-mailů, ověřování ve veřejných rejstřících, evidence plateb, webhooky a API, export a zálohy, a vytěžování údajů z přijatých dokladů pomocí AI tak, jak ho správce v účtu nastaví nebo vyžádá.

Obchodní partneři správce (odběratelé a dodavatelé) a jejich kontaktní osoby: identifikační údaje, adresy, kontakty, fakturační a platební údaje, obsah dokladů a korespondence o nich. Osoby uvedené v dokumentech, které správce ukládá (smlouvy, dopisy úřadů, podání a interní dokumenty): údaje, které tyto dokumenty obsahují. Zvláštní kategorie údajů služba nepotřebuje a správce je do ní nevkládá; dokumenty jsou obchodní písemnosti.

Smlouva trvá, dokud existuje účet. Kdykoli si správce může stáhnout export všech dat. Po zrušení účtu ho vlastníci mohou ještě 30 dní vyžádat a stáhnout; potom zpracovatel všechna data účtu smaže. Zvolí-li vlastník místo zrušení archiv, zpracovatel data uchová jen pro čtení s exportem po dobu podle § 35 zákona o DPH u posledního vystaveného dokladu nebo nákladu účtu, 10 let od konce roku jeho vystavení nebo přijetí, a potom je smaže.

• Zpracovává údaje jen na doložené pokyny správce, kterými jsou tato smlouva a úkony správce ve službě.
• Zavazuje k mlčenlivosti každého, kdo k údajům přistupuje.
• Chrání údaje technickými a organizačními opatřeními, která popisují bezpečnostní zásady v příloze této smlouvy: šifrované spojení, oddělení účtů na úrovni databáze, role a dvoufázové přihlášení, historie změn, průběžné zálohy s obnovou za 7 dní.
• Do účtu nahlíží jen s přístupem podpory, který povolí vlastník účtu, nejvýše na 7 dní a jen pro čtení, a každé nahlédnutí se zapíše do historie změn.
• Pomáhá správci vyřizovat žádosti subjektů údajů, hlavně exportem a výmazem, a poskytne součinnost při posouzení vlivu a konzultaci s dozorovým úřadem.
• Oznámí správci porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od jeho zjištění.

Příloha: technická a organizační opatření jsou na stránce Bezpečnostní zásady.

Správce uděluje obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů. Zpracovatel s nimi má smlouvy se stejnými povinnostmi. Změnu v seznamu oznámí e-mailem nejméně 14 dní předem; správce může do té doby vznést námitku a účet zrušit.

Údaje o firmách a daňových subjektech ověřujeme ve veřejných rejstřících: ARES (Ministerstvo financí ČR), Register právnických osôb (Štatistický úrad SR), VIES (Evropská komise) a registr nespolehlivých plátců DPH (Finanční správa ČR). Kurzy stahujeme od České národní banky a Evropské centrální banky. Tyto instituce nejsou našimi zpracovateli; posíláme jim jen identifikační čísla, na která se ptáme.

Anthropic Ireland, Limited zpracovává doklady jen k jejich vytěžení a podle svých obchodních podmínek je nepoužívá k trénování svých modelů. Uchovává je jen po dobu, kterou jí její obchodní podmínky dovolují. Ke svým bezpečnostním kontrolám si je Anthropic může ponechat.

Údaje a jejich zálohy jsou uloženy zde: Microsoft Azure, region West Europe (Nizozemsko); geograficky redundantní zálohy v regionu North Europe (Irsko). Předání mimo EU je možné jen s odpovídajícími zárukami podle kapitoly V GDPR.

Doklady k vytěžení předává Anthropic Ireland, Limited svému dalšímu zpracovateli Anthropic, PBC v USA na základě záruk sjednaných mezi oběma společnostmi.

Zpracovatel poskytne správci informace potřebné k doložení plnění této smlouvy a umožní audit po přiměřeném předchozím oznámení, na náklady správce.